La digitalización y el acceso a la información sobre desastres

El Centro Regional de Información sobre Desastres para América Latina y el Caribe (CRID) ha puesto en marcha el proceso de digitalización de su acervo bibliográfico, conformado por una colección de más de 14500 documentos especializados en el tema de los desastres y áreas afines.

Este proceso se enmarca dentro de las actividades del proyecto “Red Centroamericana de Información sobre Salud y Desastres”, financiado por la National Library of Medicine (NLM) de Washington, y que cuenta con el apoyo de la Estrategia Internacional para la Reducción de los Desastres (EIRD) y de la Organización Panamericana de la Salud/Organización Mundial de la Salud (OPS/OMS).

¿Qué es la digitalización?

Es el proceso mediante el cual se transforman documentos impresos a formato electrónico de manera que el usuario pueda accesarlos fácilmente y manipularlos mediante el uso de una computadora.

La digitalización es una buena manera de permitir que miles de personas tengan acceso inmediato a información a través del uso de Internet y de otros medios electrónicos como el CD-ROM.

Si bien es cierto que mucha gente en América Latina y el Caribe carece de computadoras o cuentas de Internet, la mayoría de las entidades locales y organizaciones no gubernamentales sí disponen de acceso y pueden ayudar a divulgar el conocimiento actual sobre desastres y temas conexos.

Proceso de digitalización en el CRID

Hasta la fecha, el proceso de digitalización del CRID se ha llevado a cabo mediante el proceso que se muestra en el siguiente gráfico:

Logros y beneficios obtenidos

• La implementación de este proceso le ha permitido al CRID distribuir información a una mayor cantidad de usuarios de forma ordenada y lista para su uso.

• La digitalización de los documentos permite al CRID ofrecer un servicio descentralizado ya que la información llega al usuario de manera ágil mediante Internet y otros medios electrónicos.

• El tiempo de respuesta y el costo de envío de material se reducen considerablemente al disminuir el fotocopiado de documentos y su posterior envío por correo postal.

• Gracias a esta experiencia, CRID ha transferido sus conocimientos y prácticas de digitalización no sólo a los centros participantes del proyecto de la NLM, sino a otras instituciones interesadas en esta iniciativa en el ámbito regional.

• El proceso de digitalización garantiza la durabilidad y permanencia de los documentos a través del tiempo.

• Elaboración de productos de información con valor agregado.

El CRID, mediante el análisis de las necesidades de información de sus usuarios e instituciones de la Región, ha elaborado una serie de CD con temas específicos. Esta serie de CD contiene un promedio de 100 documentos en texto completo sobre temas como el Fenómeno de El Niño, Alerta Temprana y Asentamientos Humanos. Cada CD permite recuperar información por subtemas o bien, mediante el uso de su buscador interno de fácil manejo. Asimismo, en cada uno de estos CD el usuario tendrá la oportunidad de consultar la sección de Contactos y sitios web, y una lista de contactos personales e institucionales de especialistas en el tema tratado. Actualmente, el CRID cuenta con la capacidad tecnológica y con el recurso humano necesario para elaborar productos de información específicos de acuerdo con las necesidades y los requerimientos de los usuarios que atiende.

A la fecha, el CRID ha digitalizado 2700 documentos, cantidad en constante crecimiento. Estos documentos digitales son distribuidos a los centros participantes del proyecto y a otras instituciones interesadas.

Para obtener mayor información acerca del proceso de
digitalización, favor contactar al:
Centro Regional de Información sobre Desastres
Apdo. 3745-1000 San José, Costa Rica
crid@crid.or.cr
www.crid.or.cr