�Cu�n f�cil puede ser la gesti�n de informaci�n?

Quizás no siempre tenga que ser complicada la creación de servicios de información

Existen muchos servicios de información de gran complejidad que nos ofrecen una amplia gama de productos y resultados. Los paquetes de sistemas de información geográfica se basan en modelos conceptuales, algoritmos y software avanzados que requiere de notables recursos financieros y humanos para confeccionar. Hay un sinfín de ejemplos que nos demuestran que hoy día la construcción y puesta en marcha de sistemas y servicios de información puede ser una tarea formidable hasta para organizaciones con recursos de todo tipo.

No hay duda que hay situaciones donde la complejidad simplemente no tiene alternativas. La modelación de escenarios meteorológicos requiere de modelos matemáticos muy complejos y la cantidad de cálculos es tan enorme que solo los sistemas y servicios informáticos más avanzados y costosos logran pronosticar el clima con eficacia, y aun así rara vez con confiabilidad si el pronóstico va más allá de 10 días. Por otra parte, Google, el conocido servicio de búsqueda, requiere de miles de empleados, computadoras y otros recursos, para dar los resultados que da.

Existen problemas que requieren de soluciones muy exactas para ser resueltos de verdad. El caso de una nave espacial que se inserta en la órbita de Marte es un ejemplo. Muchas veces, las soluciones muy precisas necesitan de centenares de millones de operaciones o cálculos por segundo. Hay también problemas que no se dejan captar de forma fácil y que a pesar de parecer de poca complejidad, requieren de algoritmos que pueden necesitar horas, días o meses para llegar a una solución aceptable.

En pocas palabras, es fácil dejarse intimidar por la tecnología de información y pensar que las instituciones que no son de amplios recursos, no puedan montar servicios de información que sean útiles y atractivos.

Afortunadamente, la realidad es que también hay muchos casos y situaciones cuando se pueden lograr resultados satisfactorios con servicios bastante menos ambiciosos. Frecuentemente, se pueden usar algoritmos sencillos que son un poco menos precisos que sus contrapartes avanzadas pero que funcionan miles de veces más rápido. También es posible simplificar muchos problemas complejos y generar soluciones que satisfacen casi todas las situaciones.

En la vida diaria, hay además multitud de ocasiones cuando la información -por más modesta y limitada que sea- puede facilitar la toma de decisiones. ¿Cuántas veces no experimentamos que un poco más de conocimiento del contexto nos puede ayudar a enfrentar un problema con más eficiencia?

Quizás lo anterior no parece tener que ver mucho con nuestro campo de trabajo, la mitigación de los desastres. Pero la realidad es otra. Veamos por qué en los párrafos que siguen.

No todo lo bueno es caro

En muchas partes del mundo pero sobre todo en países y regiones en vías de desarrollo, la información clara y accesible a bajo costo es un recurso precioso que va a ser bien recibida por muchas personas e instituciones. En lugares donde antes no había ningún servicio de información sobre desastres, un sistema o un sitio web nuevos que de información básica sobre contactos y cómo prevenir desastres, ya son un gran avance. Además, el origen de la información tampoco tiene que venir de fuentes de alta tecnología o de alto costo. Los mapas de riesgos hechos por las mismas comunidades, sin el uso de tecnologías avanzadas ni sistemas de información geográfica, pueden ser muy efectivos como instrumentos de prevención, teniendo como concomitante que el mismo proceso de su elaboración puede activar dinámicas sociales y comunitarias que nunca se darían sin la participación comunitaria. De hecho, el resultado de un proceso comunitario puede ser una mayor motivación y un mayor involucramiento en las actividades para reducir la vulnerabilidad a las amenazas.

En cuanto a la gestión de información, tenemos varias alternativas también. Para satisfacer a la mayor parte de la población interesada en la prevención de desastres, bien pueden bastar servicios que requieren poca inversión y que pueden ser bastante sencillos pero efectivos. Es posible idear y crear productos sencillos que respondan a una necesidad concreta. Para tal efecto es posible hacerlo en un centro de información pequeño, con muy poco personal, entre los cuales una persona conocedora de informática. De la misma forma, es posible hacer uso de ciertos servicios que ya existen en la Internet y que se pueden usar de forma gratuita.

Un buen ejemplo para crear un servicio de información modesto puede considerarse la creación de una página Web que contenga la siguiente información -previo control de calidad de la misma:

• Una lista de contactos, que no tiene por qué ser muy larga, que se pueden consultar y que permita ubicar las instituciones y/o personas que pueden ser de ayuda para prevención, mitigación, respuesta.

• Una lista con algunos enlaces a sitios Web sobre temas relacionados, como podría ser pronósticos meteorológicos.

• Alguna información básica sobre el tipo de noticias o de fenómenos a que hace referencia la página o sitio Web. Dichas informaciones pueden ser algunos documentos, opiniones, o una lista de recomendaciones.

• Si el sitio llega a tener una colección de mayor tamaño, puede ser de utilidad hacer uso de un servicio de búsqueda: se pueden conseguir gratuitamente o se puede confeccionar un motor de búsqueda sencillo en casa. Si el volumen de archivos en su sitio no sobrepasa los varios miles, buscadores sencillos pueden satisfacer sus necesidades de forma muy eficiente.

A continuación hemos puesto un ejemplo de una página básica sobre huracanes que contiene unas pocas Como se puede apreciar, está organizada en secciones bastante claras. Contiene información básica sobre huracanes, medidas de seguridad, también secciones de prevención, atención a grupos especiales, sitios de interés así como contactos. Por último, tiene un servicio de búsqueda de información.

Uno como éste, puede llegar a ser de buen alcance si las personas encargadas aseguran que la información sea revisada y actualizada con cierta periodicidad. Quizás sea más importante que el acceso sea sencillo y rápido, con información clara, que la sofisticación tecnológica por sí. Desde el punto de vista informático, la construcción de un servicio como el del ejemplo no es de mucha complejidad y una capacitación básica bien puede ser suficiente para crear las capacidades institucionales necesarias para la puesta en marcha de sitios o páginas similares.

Una ventaja de comenzar sencillo es que el desarrollo de servicios puede ir acorde al desarrollo de recursos humanos y técnicos en la institución. Es más, un sitio pequeño como el del ejemplo no requiere ni siquiera de un servidor propio ya que puede ser albergado en el servidor de una compañía que por poco dinero, generalmente menos de US$ 100 al año, ofrece el así llamado ‘Web Hosting’. A medida de que la capacidad institucional vaya aumentando, se puede ir añadiendo funciones más avanzadas al sitio si esto es necesario.

De hecho, la creación de servicios sencillos puede realizarse con pocas o ninguna inversión adicional en cuanto al software además de poderse hacer en poco tiempo. Y hay otras ventajas asociadas a un comienzo modesto pero eficiente: ayuda a la motivación, la creatividad y el sentirse más ‘dueño’ del servicio que se está ofertando al público en busca de información.

Otro tipo de alternativa se encuentra en el uso de ‘Website Content Managers’ (Gestores de Contenido de Sitios Web). Estos últimos permiten desligarse de los aspectos técnicos del diseño de páginas Web y ofrecen un modelo de trabajo en el que varias personas, aun si no tienen experiencia con temas informáticos, puedan actualizar los contenidos de un sitio Web sin que se tengan que preocupar de los aspectos técnicos. Generalmente, lo único que tienen que hacer es modificar, añadir o actualizar la información que se quiere aparezca en el sitio Web mediante el uso de formularios automatizados que se pueden acceder desde cualquier lugar, así permitiendo trabajar a distancia. Estas herramientas no son siempre adecuadas para todo tipo de tareas y tienen algunas limitaciones, pero pueden ser muy útiles en donde no existen (suficientes) recursos humanos para asegurar un buen funcionamiento de los servicios de información.

Estos ‘Gestores de Contenido’ se pueden obtener comercialmente o bien gratuitamente como software de acceso libre en varios lugares de Internet. Un ejemplo es el sitio http://opensourcecms.com/ en donde se ofrecen varios paquetes de ese tipo, todo sin costo. Para ver un ejemplo concreto en acción, pueden consultar el sitio web http://cidbimena.desastres.hn/ que es el de uno de los centro asociados de la Red Centroamericana de Información sobre Desastres y Salud.

Ir avanzando poco a poco

Aunque los servicios como el descrito arriba pueden ser de mucha utilidad, habrá centros de información (incipientes o con experiencia) y otras instituciones que quieren ir creciendo en el alcance de lo que ofrecen así como en desarrollo tecnológico. Para esto existen varios modelos de trabajo que son apropiados para aquellos lugares donde las exigencias de información son fuertes pero sin que existan muchos recursos técnicos y financieros. Dichos modelos suelen consistir en uno o más aspectos como los siguientes:

• Capacitación para lograr la creación y/o aplicación de herramientas técnicas.

• Uso de herramientas ya realizadas que ya estén disponibles comercialmente o de forma (semi) gratuita.

• Capacitación para gestión de información.

• Creación y diseminación de productos específicos de información, sea de alta, mediana o baja tecnología.

• Técnicas para la transferencia de conocimiento para ayudar a otras instituciones a incorporarse en redes de trabajo.

Uno de los modelos de trabajo se creó dentro del marco de las actividades del proyecto ‘Red Centroamericana de Información en Desastres y Salud’, en el CRID y ha acumulado una gran variedad de experiencias y lecciones aprendidas en cuanto a la operación y creación de centros de información en varios países centroamericanos. Para ayudar a las instituciones a beneficiarse de la experiencia y conocimientos adquiridos en este campo, se busca realizar una herramienta didáctica y de referencia (un ´Toolkit’) que cubre todos los aspectos importantes para establecer y operar eficientemente un centro de información sobre desastres.

La herramienta se dirige principalmente a iniciativas en el área de desastres y salud, y bien puede ser útil para su aplicación en otras áreas del desarrollo sostenible. La información y los lineamientos en el toolkit se basan en experiencias reales e incorporan métodos de trabajo y soluciones que son transparentes y del menor costo posible para así posibilitar la creación de servicios acordes con las realidades sociales e institucionales que predominan en muchos países en vías de desarrollo.

Los esfuerzos realizados en el campo de la reducción de desastres involucra la participación de muchos actores sociales los cuales se confrontan con situaciones tanto recurrentes como cambiantes. Para lograr que la gestión, la planificación y la implementación de actividades orientadas a la reducción de desastres sean efectivas, es fundamental poner a disposición de gerentes y otros trabajadores en el área, información confiable, de buena calidad y actual. Esto solo puede asegurarse a través de una adecuada diseminación de información. Algunos ejemplos: información de buena calidad es requerida en las áreas de detección y clasificación de riesgos, el diseño de sistemas de alerta temprana, la educación comunitaria, y la gestión de salud en situaciones de desastre. Asimismo, para la coordinación de agencias que trabajan en el sector reducción de desastres, la diseminación de información es clave.

Para mayor información contacta a:
Dave Paul Zervaas
Coordinador General del CRID
dave.zervaas@crid.or.cr